Quotabook Social

쿼타북은 스타트업과 투자사가 함께 사용하는 증권관리 SaaS입니다. 투자사 관리팀은 쿼타북을 통해 출자자와 포트폴리오사의 중간에서 영업보고, 재무제표, 의결 등을 주고받으며 자료 보완, 수정 요청 등 다양한 커뮤니케이션을 하게 됩니다.

영업보고 검수에 너무 긴 시간이 걸려요

포트폴리오사가 요청받은 영업보고를 제출하면, 투자사는 제출된 내용의 정확도와 형식의 일치를 눈으로 직접 확인하고 검수합니다. 투자사 관리팀의 검수는 집중하여 진행하면 일반적으로 하루만에 완료할 수 있는 작업인데요. 생성된 영업보고 레코드의 상태 변화를 확인한 결과, 자료 제출 이후부터 검수 완료까지 일주일 이상 소요되고 있었습니다.

2023년 6월 반기 영업보고 총 593건의 평균을 계산

업무가 길어지는 원인

영업보고 검수 과정에서, 포트폴리오사에 자료 보완이나 오류 수정을 요청하는 커뮤니케이션이 발생합니다. 이 커뮤니케이션이 이메일이나 카카오톡 등 쿼타북이 아닌 외부 채널에서 생성되고, 정보들이 각 채널마다 분리되어 업무의 맥락이 파편화되면서 사용자의 비효율로 이어집니다.

쉽게 생각하면, 디자이너가 Figma 댓글 기능을 쓰지 못하고 Notion이나 Slack같은 외부 채널에서 엔지니어와 소통해야 하는 것과 비슷한 상황이었던 거죠.

기존 댓글 기능의 문제

쿼타북의 서비스 중 하나인 파트너사 의뢰 서비스에 이미 구현된 댓글 기능이 있었는데요, 아래와 같은 문제들로 영업보고에서 활용할 수 없는 상황이었습니다.

기존 기능을 개선하여 활용했을 때 필요한 리소스와 새로운 댓글 플랫폼을 만들 때 필요한 리소스를 비교한 결과, 더 많은 사용자에게 더 좋은 경험을 제공하려면 새롭게 만들어야 한다고 판단했습니다.

가설 수립과 우선순위

Social의 가장 큰 목표는 투자사 관리팀이 영업보고 검수에 소모하는 시간과 비효율을 줄이는 것, 다음으로 장기적으로 유지보수 리소스를 최소화할 수 있는 공통 커뮤니케이션 플랫폼를 만들어 구성원들의 효율성을 높이는 것입니다.

보다 중요한 일에 집중할 수 있도록 두 가지 목표를 바탕으로 가설을 정리하고 우선순위를 정의했습니다.

mIRC 만큼 가볍고 단순한 플랫폼

저는 평소에 자주 사용하는 소프트웨어의 구조에서 문제 해결의 실마리를 찾기도 하는데요. Social MVP에도 mIRC나 Slack 같은 익숙한 메시징 플랫폼의 구조를 참고했습니다. Channel, Thread, Message의 3단계 구조를 가진 가벼운 서비스를 만들어 가설을 검증하기로 했습니다.

Message는 Social에서 사용자가 작성하는 글의 가장 작은 단위입니다.

Thread는 Message의 묶음을 표시하며, Channel을 이루는 단위입니다.

Channel은 대화가 발생하는 지점입니다. 투자사와 스타트업이 공유하는 영업보고, 동의권 레코드나 파트너십 의뢰 등 사용자간의 소통이 필요한 모든 접점에 채널을 생성할 수 있습니다. 각 채널은 참여자 권한, 데이터 보관 기간 및 채널 활성화 여부 등 좀 더 상위의 규칙을 가집니다.

사용성 검증을 위한 사내 테스트

프로젝트를 시작하고 일주일 만에 기존 댓글 기능에서 가설을 바탕으로 사용성 개선 여부를 검증하고자 사내 테스트를 진행했습니다.

추가적으로 발생하는 피드백을 수집하고 백로그와 우선순위를 조율해 빠르게 개선한 결과, 2주 만에 MVP를 배포하고 댓글 기능을 가장 필요로 했던 영업보고에 빠르게 적용할 수 있었습니다.

비즈니스를 고려한 유연한 설계

새로운 커뮤니케이션 기능은 쿼타북의 첫번째 공통 플랫폼으로서 모든 도메인에 쉽게 적용할 수 있도록 설계되었습니다. 각 페이지의 사용성에 따라 우측 패널로 노출하거나, 팝오버로 띄워 디자이너의 의도에 맞게 도메인에 적합한 UX를 시도할 수 있도록 만들어졌습니다.

영업보고에서는 우측 패널로 활용하여, 현재 조회 중인 보고서를 보며 바로 커뮤니케이션할 수 있고 메시지를 맥락과 함께 보관할 수 있습니다. 또한 보고서 특성상 데이터 테이블이 많고 가로 스크롤이 발생하기도 하는데요, 우측 패널 ON/OFF 기능을 통해 효율적인 디스플레이 활용이 가능합니다.

동의권의 경우, 필요할 때 중요한 맥락에 대해서 빠르게 띄우는 Popover를 활용하여 정보와 맥락에 빠르게 접근할 수 있도록 사용하고 있습니다.

영업보고 연동을 통한 성과 측정

사용성 및 기능 테스트를 완료하여 배포된 Social을 영업보고에 붙이고 사용자 반응을 확인했습니다. 2023년 9월 새로운 기능을 적용한 후, 그 다음 분기인 12월 영업보고 시즌의 데이터를 관찰한 결과 투자사 관리팀이 영업보고 검수 완료까지 소요되는 업무 시간을 평균 4일 정도 줄이는 유의미한 결과를 확인했습니다.

Social 적용 후 한층 더 개선된 영업보고로 기존 고객사인 T 투자사에 ARR 1,100만 원 규모의 업셀링을 성공적으로 완료했고, 투자사 업셀링을 바탕으로 총 223곳의 포트폴리오사 신규 가입을 유도할 수 있었습니다.

투자사의 업무 효율 증가를 통해 제품에 대한 신뢰를 얻고, 포트폴리오사 가입 유도까지 이끌어낸 덕분에 쿼타북의 첫 플랫폼 서비스로서 좋은 사례를 만들 수 있었습니다.

쿼타북 팀 모두가 사용하는 플랫폼 서비스

쿼타북 사용자의 커뮤니케이션을 돕는 플랫폼으로서, 해당 서비스를 Social이라 부르기로 했습니다. 쿼타북 팀 모두가 Social을 더 효율적으로 활용할 수 있도록, 컴포넌트 가이드를 작업하여 사내에 공유하고 활용 방식을 전파했습니다.

구성원 간 커뮤니케이션에서 오해나 문제가 없도록, 가이드에 사용하는 용어와 Figma, Storybook, 실제 컴포넌트의 Property 등을 모두 일원화했습니다.